Algemene voorwaarden

Versie 1, 12 oktober 2026

1. Waar deze voorwaarden voor gelden

1. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van vinDigital B.V. ("vinDigital", "wij") met een opdrachtgever ("je", "de klant").
2. vinDigital werkt alleen voor bedrijven en organisaties, niet voor consumenten.
3. Voorwaarden van de klant zelf gelden niet, tenzij we dat schriftelijk hebben afgesproken.
4. Staat er in een offerte of overeenkomst iets anders dan in deze voorwaarden, dan geldt wat in de offerte of overeenkomst staat.

2. Offertes en het sluiten van de overeenkomst

1. Een offerte is vrijblijvend en geldig tot de datum die erop staat, of anders 30 dagen.
2. De overeenkomst komt tot stand als je de offerte schriftelijk of per e-mail accepteert, of als we met jouw instemming aan het werk gaan.
3. Kennelijke vergissingen in een offerte, zoals een typefout in een bedrag, binden ons niet.

3. Wat we leveren

1. We bouwen software op maat en richten die in voor jouw bedrijf. Daarbij kan het gaan om de inrichting (eenmalig), hosting, onderhoud en ondersteuning (maandelijks), en losse opdrachten.
2. We doen ons best om het afgesproken resultaat te leveren en werken zorgvuldig en volgens de stand van de techniek. Het gaat om een inspanningsverplichting: we beloven geen resultaat dat in de overeenkomst niet als resultaat is vastgelegd.
3. Genoemde termijnen zijn een inschatting en geen fatale termijnen. Lopen we uit, dan laten we dat zo snel mogelijk weten.

4. Wat we van jou nodig hebben

1. Je zorgt op tijd voor de informatie, gegevens en toegang die we nodig hebben, en je bent bereikbaar voor vragen.
2. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die je aanlevert en in de software zet, en voor wie in jouw organisatie toegang heeft.
3. Loopt het werk vertraging op omdat iets van jouw kant uitblijft, dan mogen we de planning aanpassen en de extra tijd in rekening brengen.

5. Wijzigingen en meerwerk

1. Wil je tijdens het werk iets toevoegen of veranderen dat niet in de offerte staat, dan is dat meerwerk.
2. We laten vooraf weten wat meerwerk kost en wat het betekent voor de planning. We beginnen er pas aan als je akkoord hebt gegeven.

6. Oplevering en acceptatie

1. Na oplevering heb je 14 dagen om te testen en eventuele fouten te melden. Meld je niets, of gebruik je de software al in je bedrijf, dan geldt het opgeleverde als geaccepteerd.
2. Kleine fouten die het gebruik niet in de weg staan, zijn geen reden om de oplevering te weigeren. Die lossen we zo snel mogelijk op.
3. Fouten in wat we hebben gebouwd en die je binnen de testperiode meldt, herstellen we kosteloos.

7. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw.
2. De inrichting wordt eenmalig gefactureerd. Het maandbedrag voor hosting, onderhoud en ondersteuning wordt per maand vooraf gefactureerd.
3. Je betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum.
4. Betaal je niet op tijd, dan ben je zonder verdere ingebrekestelling de wettelijke handelsrente verschuldigd en, na een herinnering, de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wet.
5. Blijft een factuur na een herinnering onbetaald, dan mogen we het werk en de toegang tot de software opschorten tot de factuur is betaald. Je gegevens blijven in die periode bewaard.
6. We mogen het maandbedrag hooguit één keer per jaar aanpassen, en melden dat minstens een maand van tevoren. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

8. Looptijd en opzeggen

1. Het maandelijkse deel van de overeenkomst loopt per maand en kan door beide partijen worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand, per e-mail.
2. Al betaalde bedragen, waaronder de eenmalige inrichting, worden bij opzeggen niet terugbetaald.
3. Na het einde van de overeenkomst kun je binnen 30 dagen een export van je gegevens opvragen in een gangbaar bestandsformaat, zoals CSV. Daarna verwijderen we je gegevens, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
4. Beide partijen mogen de overeenkomst direct beëindigen als de ander failliet gaat, surseance van betaling krijgt of het bedrijf stopt.

9. Intellectueel eigendom

1. Alle rechten op de software, broncode, ontwerpen en documentatie die we maken, blijven bij vinDigital. Dat geldt ook voor wat speciaal voor jou is gebouwd.
2. Je krijgt voor de duur van de overeenkomst, en zolang je de facturen betaalt, het recht om de software in je eigen bedrijf te gebruiken. Dat recht is niet exclusief en je mag het niet doorverkopen, verhuren of aan anderen geven.
3. We mogen dezelfde basis, onderdelen en kennis ook voor andere klanten gebruiken. Jouw bedrijfsgegevens en wat specifiek over jouw bedrijf gaat, delen we nooit met anderen.
4. Je gegevens blijven van jou. Wat je in de software zet, is en blijft jouw eigendom.

10. Hosting, beschikbaarheid en onderhoud

1. We hosten de software bij een professionele partij in de Europese Unie en doen ons best om hem goed beschikbaar en veilig te houden. Een storing kan nooit helemaal worden uitgesloten; we beloven geen ononderbroken beschikbaarheid.
2. Onderhoud en updates plannen we zo veel mogelijk buiten kantoortijd. Grote onderbrekingen kondigen we vooraf aan.
3. We nemen redelijke maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder het maken van back-ups.

11. Persoonsgegevens

1. Zet je persoonsgegevens in de software, zoals gegevens van jouw klanten of medewerkers, dan ben jij daarvoor verantwoordelijk en verwerken wij ze namens jou.
2. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst, die bij de overeenkomst hoort.
3. Hoe we omgaan met gegevens van bezoekers van onze eigen website, staat in de privacyverklaring.

12. Aansprakelijkheid

1. Zijn we aansprakelijk voor schade, dan alleen voor directe schade en tot maximaal het bedrag dat je in de drie maanden voor de schade aan ons hebt betaald. Gaat het om een eenmalige opdracht zonder maandbedrag, dan tot maximaal het factuurbedrag van die opdracht.
2. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde omzet of winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door stilstand.
3. We zijn niet aansprakelijk voor schade door onjuiste gegevens die je zelf hebt ingevoerd, door verkeerd gebruik, of door storingen bij partijen waar we geen invloed op hebben, zoals internetproviders.
4. Deze beperkingen gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van vinDigital.
5. Schade moet je binnen 12 maanden nadat je hem hebt ontdekt schriftelijk bij ons melden. Daarna vervalt het recht op vergoeding.

13. Overmacht

Kunnen we door overmacht niet leveren, bijvoorbeeld door een storing bij onze hostingpartij, een cyberaanval, ziekte of een stroomuitval, dan schorten we onze verplichtingen op zolang de overmacht duurt. Duurt dat langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

14. Geheimhouding

We houden vertrouwelijke informatie over elkaars bedrijf geheim, ook na het einde van de overeenkomst. Dat geldt niet als de wet of een rechter ons verplicht informatie te delen.

15. Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
2. Komen we er samen niet uit, dan worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Holland.

16. Wijzigen van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden aanpassen. Een nieuwe versie geldt voor lopende overeenkomsten vanaf een maand nadat we je erover hebben geïnformeerd. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen tegen die datum.